Tiếp đón khách hàng và đối tác

• Đón tiếp khách hàng: Lễ tân sẽ chào đón khách hàng, đối tác đến thăm văn phòng của bạn, tạo ấn tượng đầu tiên chuyên nghiệp và thân thiện.
• Hướng dẫn khách đến đúng phòng: Họ sẽ hướng dẫn khách đến đúng vị trí cuộc họp hoặc khu vực mà họ cần đến, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và khách cảm thấy thoải mái.
• Đảm bảo sự lịch sự và chuyên nghiệp: Lễ tân sẽ duy trì thái độ thân thiện, nhiệt tình và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt đẹp về công ty của bạn.

Quản lý và chuyển phát thư tín

• Nhận và phân phối thư: Lễ tân sẽ nhận thư tín, bưu kiện và các tài liệu gửi đến văn phòng của bạn, sau đó phân phát chúng cho các bộ phận hoặc cá nhân liên quan.
• Gửi thư và chuyển phát tài liệu: Họ cũng hỗ trợ bạn trong việc gửi thư, chuyển phát tài liệu, bưu kiện ra ngoài văn phòng khi cần thiết.
• Quản lý các gói bưu kiện: Lễ tân sẽ theo dõi và thông báo khi có bưu kiện đến, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ tài liệu quan trọng nào.

Quản lý lịch họp

• Sắp xếp phòng họp: Lễ tân sẽ hỗ trợ bạn sắp xếp phòng họp phù hợp với các yêu cầu của bạn.
• Chuẩn bị phòng họp: Lễ tân cũng sẽ giúp chuẩn bị các phòng họp cho các cuộc họp sắp tới, đảm bảo các thiết bị cần thiết như máy chiếu, màn hình, âm thanh, v.v., đều hoạt động tốt.

Hỗ trợ dịch vụ văn phòng khác

• Dịch vụ in ấn và photocopy: Lễ tân có thể hỗ trợ bạn in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
• Dịch vụ fax và scan: Nếu bạn cần gửi hoặc nhận fax, hoặc scan tài liệu, lễ tân cũng sẽ hỗ trợ bạn thực hiện những công việc này nhanh chóng.
• Hỗ trợ chuyển phát nhanh: Trong trường hợp bạn cần chuyển phát tài liệu gấp, lễ tân sẽ hỗ trợ bạn gửi các tài liệu qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Quản lý không gian chung và tiện ích

• Giữ gìn không gian chung: Lễ tân sẽ đảm bảo rằng các khu vực chung như sảnh, hành lang, khu vực cà phê luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
• Cung cấp tiện ích cho khách: Họ sẽ cung cấp các tiện ích như nước uống, cà phê, trà, giúp khách hàng và nhân viên cảm thấy thoải mái khi tham gia cuộc họp hoặc giao dịch.

Xử lý các yêu cầu khẩn cấp và đặc biệt

• Xử lý yêu cầu khẩn cấp: Nếu có tình huống khẩn cấp xảy ra như yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật, lễ tân sẽ nhanh chóng phản ứng và liên hệ với các bộ phận liên quan để giải quyết.
• Hỗ trợ các yêu cầu đặc biệt: Lễ tân sẽ giúp xử lý hỗ trợ các dịch vụ bổ sung.

Hỗ trợ khách hàng và đối tác

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Lễ tân sẽ hỗ trợ khách hàng và đối tác trong việc cung cấp thông tin về dịch vụ, giải đáp thắc mắc hoặc giúp họ tìm hiểu thêm về các gói dịch vụ mà MPRO OFFICE cung cấp.
• Thông báo và chuyển tiếp thông tin: Lễ tân cũng là người tiếp nhận và chuyển tiếp các thông tin quan trọng đến bạn, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn hay thông báo quan trọng nào

Giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp

• Tạo ấn tượng tốt: Lễ tân MPRO OFFICE đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng ấn tượng đầu tiên cho khách hàng và đối tác. Với thái độ chuyên nghiệp và lịch sự, lễ tân giúp đảm bảo rằng mọi tương tác diễn ra một cách suôn sẻ, góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp bạn.