Khi chọn văn phòng trọn gói phù hợp, các tiêu chí quan trọng mà bạn xem xét là gì?
- Vị trí và tiện ích: Vị trí của văn phòng cần phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn, gần các khách hàng, đối tác và thuận tiện cho nhân viên. Đồng thời, tiện ích như giao thông, chỗ đậu xe, các dịch vụ ăn uống và mua sắm cũng cần được xem xét.
2. Diện tích và thiết kế: Văn phòng cần phải đủ rộng để phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Thiết kế của không gian làm việc cũng cần phải thích hợp để tối ưu hóa sự tiện nghi và hiệu quả làm việc của nhân viên.
3. Chi phí thuê và các chi phí đi kèm: Xác định rõ chi phí thuê văn phòng trọn gói và các khoản phí đi kèm như điện, nước, internet và các dịch vụ hỗ trợ khác. Đảm bảo ngân sách của bạn có thể đáp ứng các chi phí này một cách bền vững.
4. Dịch vụ và tiện ích đi kèm: Các dịch vụ hỗ trợ như tiếp khách, dịch vụ điện thoại, quản lý văn phòng, vệ sinh, bảo trì thiết bị, hỗ trợ kỹ thuật và an ninh văn phòng cũng cần được xem xét để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và tiện nghi.
5. Khả năng linh hoạt và mở rộng: Văn phòng trọn gói nên cung cấp sự linh hoạt cho doanh nghiệp để có thể thay đổi diện tích thuê hoặc mở rộng không gian làm việc theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp mà không gặp rắc rối về hợp đồng hoặc các thủ tục pháp lý phức tạp.
6. Uy tín và chất lượng dịch vụ: Chọn nhà cung cấp văn phòng trọn gói có uy tín và chất lượng dịch vụ cao, được đánh giá tích cực từ các khách hàng trước đó. Điều này đảm bảo bạn có một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt từ đối tác văn phòng của mình.
7. Đánh giá phản hồi từ người sử dụng: Tìm hiểu ý kiến và đánh giá từ các doanh nghiệp khác đã từng sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp văn phòng trọn gói để có cái nhìn tổng quát và quyết định đúng đắn.
=>Việc chọn văn phòng trọn gói phù hợp đòi hỏi bạn phải cân nhắc nhiều yếu tố để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh và phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp của bạn. MPRO OFFICE là điểm đến lý tưởng của doanh nghiệp bạn!
BẠN NÊN SỬ DỤNG CHỖ NGỒI CÁ NHÂN LINH HOẠT HAY CỐ ĐỊNH
Tại MPRO OFFICE, sự phân chia giữa chỗ ngồi cố định và chỗ ngồi linh hoạt được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp và cá nhân.
1. Chỗ ngồi cố định
Là không gian làm việc riêng biệt, thường được gán cho một cá nhân hoặc nhóm cụ thể.
Được trang bị bàn, ghế và kệ để tài liệu.
Ưu điểm:
- Sự ổn định: Bạn luôn có một không gian làm việc riêng, giúp tăng cường sự tập trung và hiệu suất.
- Bảo mật thông tin: Phù hợp cho các công việc cần giữ bí mật, như các dự án nhạy cảm hoặc khách hàng riêng.
- Cá nhân hóa: Có thể tùy chỉnh không gian theo sở thích cá nhân (trang trí, thiết bị).
Đối tượng:
- Nhân viên văn phòng, quản lý, hoặc những người cần làm việc trong một môi trường ổn định và có tính bảo mật cao.
2. Chỗ ngồi linh hoạt
Là không gian làm việc mở, nơi bạn có thể chọn chỗ ngồi mà không cần phải gán cố định.
Có thể là bàn làm việc chung hoặc khu vực làm việc nhóm.
Ưu điểm:
- Linh hoạt: Dễ dàng thay đổi vị trí làm việc tùy theo tâm trạng hoặc loại công việc cần thực hiện.
- Kết nối: Khuyến khích sự giao lưu và hợp tác giữa các nhân viên, tạo điều kiện cho việc chia sẻ ý tưởng.
- Tiết kiệm chi phí: Thích hợp cho các freelancer, startup, hoặc doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế.
Đối tượng:
- Freelancers, nhóm dự án, hoặc những người làm việc theo cách không cố định, thích hợp cho môi trường làm việc năng động.
Kết hợp giữa hai loại
- Tính linh hoạt: MPRO OFFICE thường cung cấp tùy chọn kết hợp giữa hai loại chỗ ngồi này, giúp người dùng có thể linh hoạt chuyển đổi giữa không gian làm việc riêng và không gian chung.
- Dịch vụ hỗ trợ: Cả hai loại chỗ ngồi đều đi kèm với các dịch vụ tiện ích Wi-Fi, máy in, khu vực tiếp khách, phòng họp, trà nước cafe.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN BẰNG MA TRẬN
Ma trận quản lý thời gian là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
- Quan trọng + khẩn cấp
Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại” toàn tập. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đổ vỡ…
2. Quan trọng + không khẩn cấp
Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm II. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ…
Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.
3. Khẩn cấp + không quan trọng
Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều.
Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, in nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người.
4. Không khẩn cấp + không quan trọng
Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó.
Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt facebook, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào. Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành một giờ trở lên để làm nó và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn” hay là “thỏa mãn cơn nghiện” của mình!
Đầu tuần khởi động bằng cuộc họp tại phòng họp MPRO OFFICE
Đầu tuần khởi động bằng cuộc họp tại phòng họp MPRO OFFICE sẽ rất hiệu quả với các tiện ích sau:
Màn hình và máy chiếu: Để trình bày slide, biểu đồ và thông tin quan trọng.
Hệ thống âm thanh: Giúp mọi người nghe rõ ràng, đặc biệt khi có thành viên tham gia từ xa.
Bảng trắng và bút lông: Cho phép ghi chép ý tưởng và phác thảo chiến lược ngay trong cuộc họp.
Wi-Fi tốc độ cao: Để truy cập tài liệu và thông tin trực tuyến dễ dàng.
Thiết bị hội nghị truyền hình: Kết nối với các đồng nghiệp ở xa, giúp mọi người tham gia đầy đủ.
Ghế ngồi thoải mái: Đảm bảo sự thoải mái trong suốt cuộc họp.
Nước uống, trà, cafe: Tạo không khí thân thiện và năng động.
Khởi động tuần mới với một cuộc họp hiệu quả sẽ giúp định hướng công việc và tăng cường tinh thần đội nhóm! Bạn có cần hỗ trợ lên kế hoạch cho cuộc họp không?
LỄ TÂN- ĐẠI DIỆN CÔNG TY
Lễ tân là đại diện công ty, lễ tân tại MPRO OFFICE chính là lễ tân cho doanh nghiệp của bạn, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn bằng nhiều cách khác nhau để đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi.
Tiếp đón khách hàng và khách hàng tiềm năng: Lễ tân tại MPRO OFFICE có vai trò quan trọng trong việc tiếp đón và hướng dẫn khách hàng khi họ đến văn phòng. Họ sẽ chào đón khách hàng một cách chuyên nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ cho khách hàng trong quá trình đến và rời đi văn phòng.
Hỗ trợ trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện: Lễ tân có thể hỗ trợ trong việc đặt lịch và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, buổi tiệc và các sự kiện khác. Họ sẽ cung cấp hỗ trợ về thời gian, phòng họp và các dịch vụ đi kèm như trang bị thiết bị, đồ uống, đồ ăn, giải trí.
Dịch vụ điện thoại và thư từ: Lễ tân tại MPRO OFFICE có thể giúp bạn quản lý và trả lời cuộc gọi điện thoại, nhận và gửi thư từ, đảm bảo việc liên lạc giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng diễn ra một cách trơn tru và chuyên nghiệp.
Hỗ trợ các dịch vụ tiện ích: Lễ tân có thể giúp bạn đăng ký và quản lý các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet, đồng thời cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ về sử dụng các tiện ích này.
Bảo mật và quản lý ra vào: Lễ tân đảm nhận vai trò quản lý ra vào văn phòng, đảm bảo an ninh và an toàn cho toàn bộ tòa nhà. Họ có thể cung cấp thẻ ra vào, hướng dẫn về thủ tục an ninh và hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp.
Cung cấp thông tin và hỗ trợ chung: Lễ tân còn là người liên lạc chính giữa doanh nghiệp và nhân viên, giúp đỡ về các thông tin chung về văn phòng và các dịch vụ hỗ trợ khác.
Không cần chi trả chi phí nhân sự – lễ tân mà được sự hỗ trợ tận tâm, đến ngay MPRO OFFICE nhé!
Quy trình vận hành và bảo trì văn phòng tại MPRO OFFICE
Quy trình vận hành và bảo trì văn phòng tại MPRO OFFICE được thiết kế để đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi cho các khách hàng thuê văn phòng:
1. Vận hành hàng ngày:
Vệ sinh văn phòng: Mỗi ngày, đội ngũ nhân viên của MPRO OFFICE sẽ thực hiện vệ sinh sàn, lau kính và lau bàn làm việc để đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ và thoáng mát.
Kiểm tra tiện ích: Đảm bảo các tiện ích như điện, nước, internet hoạt động ổn định và không gặp sự cố. Nếu có vấn đề, họ sẽ có biện pháp khắc phục kịp thời.
2. Bảo trì thiết bị và trang thiết bị văn phòng:
- Bảo trì định kỳ: Các thiết bị văn phòng như máy in, máy chiếu, điều hòa không khí sẽ được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tránh các sự cố gây ảnh hưởng đến công việc của khách hàng.
- Sửa chữa nhanh chóng: Nếu có vấn đề về thiết bị, nhân viên bảo trì của MPRO OFFICE sẽ được triệu gọi để khắc phục sự cố một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3. An ninh và bảo vệ:
- Giám sát an ninh: Đảm bảo hệ thống an ninh của văn phòng hoạt động 24/7, bao gồm camera giám sát và hệ thống báo động để bảo vệ tài sản của khách hàng.
- Điều hành an ninh: Các biện pháp an ninh như kiểm soát ra vào, kiểm tra an ninh được thực hiện để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho mọi người trong tòa nhà.
4. Hỗ trợ khách hàng:
- Tiếp nhận yêu cầu: MPRO OFFICE cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh nhất có thể. Họ tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng liên quan đến vấn đề vận hành và bảo trì, và có biện pháp xử lý thích hợp.
- Phản hồi: Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng phản hồi và giải quyết các vấn đề mà khách hàng gặp phải, đảm bảo mọi yêu cầu được giải quyết một cách tức thời và chuyên nghiệp.
5. Đào tạo nhân viên: MPRO OFFICE thường có chương trình đào tạo nhân viên về các quy trình vận hành và bảo trì để đảm bảo nhân viên luôn có đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc hiệu quả.
Quy trình vận hành và bảo trì tại MPRO OFFICE được thiết kế để đảm bảo môi trường văn phòng luôn sạch sẽ, an toàn và hiệu quả, giúp cho các doanh nghiệp thuê văn phòng có được trải nghiệm làm việc tốt nhất.
Phòng họp tại MPRO OFFICE mang đến cho bạn một không gian chuyên nghiệp và tiện nghi với:
Đa dạng về kích thước và thiết kế: MPRO OFFICE cung cấp các phòng họp có kích thước và thiết kế khác nhau để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Có thể lựa chọn từ phòng họp nhỏ dành cho các cuộc họp nhóm ít người đến các phòng họp lớn hơn phục vụ cho các buổi hội thảo hay đào tạo.
Trang thiết bị hiện đại: Các phòng họp được trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ như màn hình hiển thị, máy chiếu, hệ thống âm thanh, và các thiết bị hỗ trợ khác để đảm bảo cho việc trình chiếu và trao đổi thông tin được thuận lợi và chất lượng.
Mạng Internet tốc độ cao: Mỗi phòng họp đều được kết nối với mạng Internet tốc độ cao, giúp cho các cuộc họp video, truy cập vào dữ liệu trực tuyến, và gửi nhận email một cách nhanh chóng và ổn định.
Thiết kế tiện nghi và sang trọng: Mọi phòng họp đều được thiết kế với không gian mở rộng, ánh sáng tự nhiên, và trang bị đồ nội thất cao cấp để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái cho các cuộc họp.
Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên tại MPRO OFFICE luôn sẵn sàng hỗ trợ trong việc chuẩn bị và sắp xếp các phòng họp, cũng như giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong suốt quá trình tổ chức cuộc họp.
Vị trí thuận lợi: Các văn phòng của MPRO OFFICE thường nằm tại các khu vực trung tâm của thành phố, dễ dàng tiếp cận từ các điểm giao thông chính và có nhiều tiện ích xung quanh.
Quản lý thời gian làm việc hiệu quả là một kỹ năng quan trọng để đạt được năng suất cao và giảm thiểu stress
Dưới đây là một số lời khuyên để bạn có thể áp dụng:
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Xác định những gì bạn cần hoàn thành trong ngày và tuần. Phân tích và ưu tiên các công việc quan trọng nhất để tập trung vào những điều quan trọng trước tiên.
- Lập lịch làm việc: Sử dụng lịch làm việc để tổ chức thời gian. Đặt lịch cho các nhiệm vụ cụ thể và gắn kết với thời gian cụ thể để thực hiện chúng.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Chia sẻ ngày làm việc thành các khối thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau. Điều này giúp bạn tập trung hơn vào công việc và giảm thiểu các yếu tố phân tán.
- Ưu tiên công việc quan trọng: Bắt đầu với những công việc quan trọng và cấp bách nhất đầu tiên trong ngày để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành khi bạn còn có năng lượng và tập trung cao nhất.
- Giải phóng thời gian cho các công việc quan trọng: Loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc phân tán, ví dụ như kiểm tra email quá thường xuyên hoặc tham gia vào các cuộc họp không cần thiết.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Google Calendar, Todoist, Trello, hay Microsoft Outlook để giúp bạn tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ.
- Học cách nói không: Học cách từ chối những yêu cầu không cần thiết hoặc không phù hợp với mục tiêu của bạn trong thời gian làm việc.
- Đánh giá và điều chỉnh: Đánh giá lại cách quản lý thời gian của bạn thường xuyên và điều chỉnh để cải thiện hiệu quả làm việc.
Bằng cách áp dụng những lời khuyên này và duy trì một thái độ tổ chức và kỷ luật, bạn sẽ có thể quản lý thời gian làm việc hiệu quả và đạt được năng suất cao hơn trong công việc hàng ngày.
Trung bình các chi phí mà một doanh nghiệp phải chi trả khi vận hành văn phòng có thể bao gồm các khoản chi phí sau đây:
- Chi phí thuê mặt bằng: Đây là khoản chi phí chính mà doanh nghiệp phải chi trả để sử dụng không gian văn phòng. Chi phí thuê có thể dao động tùy theo vị trí, khu vực và các tiện ích đi kèm trong văn phòng.
- Chi phí điện nước: Chi phí điện nước là các chi phí cố định hàng tháng để cung cấp điện và nước cho hoạt động văn phòng, bao gồm chi phí tiêu thụ thực tế cũng như các khoản phí dịch vụ đi kèm.
- Chi phí internet và truyền thông: Đây là chi phí cho việc sử dụng dịch vụ internet và các dịch vụ truyền thông như điện thoại cố định hoặc di động. Các doanh nghiệp cần internet để hoạt động hiệu quả, và chi phí này có thể tăng cao nếu cần băng thông lớn hoặc các tính năng đặc biệt.
- Chi phí vệ sinh và bảo trì: Chi phí này bao gồm các dịch vụ vệ sinh văn phòng hàng ngày hoặc định kỳ, bảo trì các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy lạnh và các thiết bị khác.
- Chi phí vận hành và quản lý văn phòng: Bao gồm các chi phí cho quản lý văn phòng như lương của nhân viên quản lý văn phòng, các dịch vụ hỗ trợ như tiếp khách, điều hành an ninh, quản lý hồ sơ và các hoạt động vận hành khác.
- Chi phí an ninh và bảo vệ: Đây là chi phí cho các dịch vụ bảo vệ văn phòng như bảo vệ 24/7, lắp đặt hệ thống camera giám sát và các biện pháp an ninh khác để bảo vệ tài sản và nhân viên trong văn phòng.
- Các chi phí khác: Ngoài các khoản chi phí trên, còn có các chi phí khác như bảo hiểm văn phòng, chi phí cho các dịch vụ bổ sung như dịch vụ tiếp khách, tổ chức sự kiện, chi phí in ấn và văn phòng phẩm.
Tổng chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô của văn phòng, vị trí địa lý, các dịch vụ và tiện ích có sẵn, cũng như các yêu cầu đặc biệt của từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường cân nhắc kỹ trước khi chọn lựa thuê văn phòng để đảm bảo ngân sách hoạt động được quản lý hiệu quả.
MPRO OFFICE chi trả hết cho doanh nghiệp của bạn các chi phí trên giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý các yếu tố liên quan đến văn phòng, cho phép doanh nghiệp của bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.
Việc quản lý và điều phối văn phòng của bạn chưa bao giờ đơn giản đến thế tại MPRO OFFICE
MPRO OFFICE sẽ giúp bạn:
1.Quản lý tài nguyên văn phòng:
– Mpro Office cung cấp các giải pháp văn phòng trọn gói, bao gồm không gian văn phòng, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ như internet, điện thoại, vệ sinh và bảo trì.
– Bạn có thể dễ dàng quản lý tài nguyên văn phòng mà không cần phải lo lắng về việc bảo trì và sửa chữa vật dụng, thiết bị văn phòng.
2.Điều phối các dịch vụ hỗ trợ:
– Mpro Office cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như tiếp khách, nhận và chuyển thư từ, hỗ trợ điện thoại, đáp ứng cuộc gọi.
– Điều này giúp bạn tập trung vào công việc chính mà không phải lo lắng về việc quản lý các dịch vụ hỗ trợ nhỏ mà cần thiết cho hoạt động văn phòng.
3.An ninh và bảo vệ:
– Mpro Office cung cấp các dịch vụ an ninh và bảo vệ cho văn phòng, đảm bảo an toàn cho tài sản và nhân viên của bạn.
– Điều này giúp cho bạn có thể yên tâm hơn trong việc vận hành và điều phối các hoạt động của văn phòng.
4.Quản lý không gian làm việc:
– Bạn có thể linh hoạt thay đổi diện tích thuê theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà không gặp phải các rắc rối về hợp đồng hoặc thủ tục pháp lý phức tạp.
– Mpro Office cung cấp các giải pháp linh hoạt cho thuê văn phòng, giúp bạn dễ dàng thích ứng và điều phối không gian làm việc theo sự thay đổi của nhu cầu kinh doanh.
5.Hỗ trợ kỹ thuật và quản lý công nghệ:
– Mpro Office cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và quản lý công nghệ cho các vấn đề liên quan đến truy cập internet, hệ thống điện thoại, máy tính và các thiết bị văn phòng.
– Điều này giúp bạn giảm thiểu các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên.
=> Mpro Office sẽ giúp bạn quản lý và điều phối các hoạt động văn phòng một cách hiệu quả, từ việc quản lý tài nguyên, điều phối các dịch vụ hỗ trợ, đến bảo vệ và quản lý không gian làm việc, giúp cho công việc kinh doanh của bạn được thực hiện một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.
